Gastblog: De schrijfwijzer!

Dit is een gastblog geschreven door Sam Nieborg van SamAssisteert!
Wil jij ook je kennis delen door middel van een gastblog? Neem gerust contact met ons op!

“Een zinvolle investering voor je bedrijf”

Een sterke schrijfwijzer maakt deel uit van de huisstijl, net zoals je logo en de kleuren van het bedrijf. Hierin staat beschreven waaraan alle (schriftelijke) communicatie minimaal moet voldoen. Met een schrijfwijzer kun je medewerkers van het bedrijf helpen en laten zien hoe jij wilt dat er met klanten gecommuniceerd wordt. Denk hierbij aan spelling, communicatie op dezelfde manier, maar ook hoe je woorden wilt gebruiken, zoals u of je in een zin.

Waarom een schrijfwijzer?

Een schrijfwijzer schept duidelijkheid. Het vormt een eenheid in het schrijven van e-mails, brieven en hoe iedereen zijn voicemail inspreekt, etcetera. Tevens helpt de schrijfwijzer mee aan het bereiken van de gewenste uitstraling. Een schrijfwijzer bevat richtlijnen die zijn opgesteld door het bedrijf voor (schriftelijke) communicatie en laat zien hoe het bedrijf wil dat de medewerkers met de klanten communiceren. Naast afspraken staan er ook veel tips, handvatten en suggesties in. Dit document is er om te zorgen dat de schrijfvaardigheid en uniformiteit van bedrijven verbetert en op peil blijft.

Weet jij het?
• u hebt of u heeft
• drs. De Jong of drs de Jong

Afspraken en regels

Er zijn verschillende spellingsvormen en er is niet altijd een goed of een fout. Het is belangrijk dat je consistent bent in je communicatie naar (potentiële) klanten. Je kunt nog zo uniform werken, maar als er slordigheden in de teksten staan, dan sla je alsnog de plank mis. Besteed dus aandacht aan regels en afspraken en neem veelvoorkomende vaktermen op in je schrijfwijzer. Hieronder enkele voorbeelden:
• HBO-er of hbo-er.
• Managementassistant of management assistant

Schrijfwijzer opstellen; wat staat er zoal in?

Wat is belangrijk bij het opstellen en waar moet je aan denken bij het maken van een schrijfwijzer.

• Benoem de kernwaarden. Het ‘spiekbriefje’ dat iedereen kan gebruiken.
• Wat is het doel? Correct spellinggebruik of klantvriendelijkheid bevorderen?
• Welke onderwerpen wil je beschrijven?
• Wat is de stem van jouw bedrijf? Kies je voor een luchtige toon met een grapje of juist zakelijk?
• Vormgeving, opmaak van documenten en stijlkeuze.
• Hoe stel je de schrijfwijzer beschikbaar?
• Hoe vaak wil je de schrijfwijzer herzien, updaten?
• Is de schrijfwijzer voor intern of extern gebruik?
• Hoe blijven we aandacht houden voor de schrijfwijzer?
• Bronnenlijst opstellen en verwijs naar woordenlijsten en grammaticaboeken.
• Specifieke woorden voor jouw bedrijf beschrijven.
• Jargon.
• Namen van producten en diensten.
• Hoe schrijf je getallen en telefoonnummers?
• Hoofdletter en afkorting gebruik.

Een schrijfwijzer opstellen? SamAssisteert helpt!
In de praktijk blijkt dat het opstellen van een schrijfwijzer veel tijd kost, maar een zinvolle investering is voor je bedrijf. Ga je hiermee aan de slag, bedenk dan dat de schrijfwijzer een ‘levend’ document is.

Wil je het liever uitbesteden of heb je vragen, neem dan contact met mij op: Sam Nieborg van SamAssisteert via 06-20397870, sam@samassisteert.nl